Per quanto tempo conservare fatture e altri documenti

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Fatture e altri documenti per la gestione della casa

Anche se ormai siamo in piena era digitale, nella nostra vita c’è ancora tanta carta: fatture, ricevute, scontrini, si accumulano giorno dopo giorno.

La tentazione di disfarsene può essere forte, ma questi documenti cartacei non possono essere ovviamente gettati via perché costituiscono importanti giustificativi che potrebbero esserti richiesti per eventuali controlli o potrebbero essere utili per contestare errori.
Perlomeno, non possono essere buttati via subito ma devono essere conservati per un periodo di tempo minimo, variabile a seconda del tipo di documento.

Infatti, il credito cade in prescrizione, cioè dopo un certo periodo non si è più tenuti a dimostrare nulla, ma i termini di prescrizione, fissati per legge, sono variabili a seconda del tipo di documento.
Ci sono pertanto documenti che possono essere eliminati dopo pochi mesi e altri che vanno invece conservati per sempre.

Al di là dei tempi previsti per legge per la loro conservazione, è utile comunque tenere un archivio ben ordinato dove andare a reperire con facilità tutto il materiale quando occorre, ad esempio in concomitanza con la dichiarazione dei redditi, quando molti documenti servono per individuare correttamente detrazioni e deduzioni possibili.
In questo modo potrai evitare spiacevoli perdite di tempo ma soprattutto il rischio di dover magari pagare nuovamente importi già versati e per giunta maggiorati da interessi e sanzioni.

In questo articolo mi occuperò nello specifico delle fatture e di tutti quei documenti in genere legati alla gestione della casa.

Quali sono le fatture e gli altri documenti per la gestione della casa?

Fatture, ricevute, scontrini e ogni genere di documento inerente la gestione della casa possono essere raggruppati in alcune grandi macrocategorie.

Bollette delle utenze domestiche:
• acqua
• elettricità
• gas
• telefono e Internet
• Pay TV.

Ricevute di pagamenti:
• per il Canone RAI
• per il canone di locazione della casa
• per le spese condominiali.

Documenti di tipo fiscale e tributario:
• ricevute dei bonifici effettuati per usufruire dei bonus casa
• quietanze di pagamento delle tasse sulla casa (ICI, IMU, TASI)
• quietanze di pagamento delle tasse per la gestione dei rifiuti (TARI, TARES, TARSU, TIA).

Altre spese:
• quietanze di pagamento delle rate del mutuo
• quietanze di pagamento dell’assicurazione sulla casa
• scontrini di acquisto di mobili, elettrodomestici, complementi d’arredo
• parcelle di professionisti
• parcelle di artigiani come idraulici, elettricisti, ecc..

Contratti:
• atti notarili di compravendita della casa
• atti notarili di donazione della casa
• contratti d’affitto.

Per quanto tempo vanno conservati fatture e altri documenti per la gestione della casa?

• Le bollette delle utenze domestiche devono essere conservate per almeno 5 anni dalla data di scadenza, anche se è consigliabile prolungare l’archiviazione a 10.

• Ricevute di pagamento dell’affitto e delle spese condominiali devono essere conservate per 5 anni.

• Le attestazioni di pagamento del canone RAI vanno conservate per 10 anni.

• I giustificativi delle spese da detrarre per i lavori oggetto di bonus edilizi occorre conservarli per 5 anni oltre il periodo in cui è avvenuta la detrazione fiscale.

• Le quietanze di pagamento delle tasse sulla casa vanno custodite per 5 anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento.

• Le quietanze per il pagamento delle rate del mutuo si conservano per 10 anni dalla scadenza della singola rata.

• Le ricevute di pagamento delle polizze assicurative vanno conservate per 1 anno dalla scadenza (anche se il contratto potrebbe disporre tempi più lunghi), a meno che non siano detraibili e allora l’archiviazione deve essere allungata a 5 anni.

• La conservazione degli scontrini di acquisto merce è legata alla garanzia dell’oggetto acquistato e quindi è pari a 2 anni, salvo siano previste ulteriori estensioni. Attenzione a quelli in carta termica: poiché sbiadiscono presto, è opportuno farne una fotocopia.

• Le fatture di professionisti e artigiani vanno conservate per 3 anni dalla conclusione della prestazione. Poiché però le notule di architetti o altri professionisti tecnici possono essere legate alle agevolazioni fiscali previste per i lavori in casa, è necessario mantenerle per 5 anni, dopo la fine del periodo in cui hai usufruito della detrazione.

• Gli atti notarili e i contratti d’affitto, infine, non si prescrivono mai e quindi vanno custoditi per sempre.

Ti consiglio comunque di tenere a casa tutti questi documenti per almeno altri 2–3 anni rispetto alla scadenza indicata, in quanto le norme relative ad alcuni dei termini fissati sono soggette ancora a incertezza interpretativa.

Come conservare le fatture e gli altri documenti per la gestione della casa?

Visto l’accumulo di carta dovuto alla necessità di conservare tutti questi documenti, è importante archiviare tutto in maniera ordinata, per non rischiare di impazzire.

Per prima cosa, quindi, trova un posto in casa dove tenere tutti i documenti contabili, separando le ricevute relative a pagamenti già effettuati dai documenti riguardanti le spese ancora da pagare.

Scegli un posto facilmente raggiungibile ma al sicuro dalla portata di bambini e animali e non attaccabile dal calore e dall’umidità che potrebbe rovinare i documenti cartacei.
Il luogo deve rimanere lo stesso a lungo e devono conoscerlo tutti i componenti della famiglia.

Raccogli tutti i documenti dividendoli per categoria, ad esempio bollette, fatture, ecc..
Procurati delle foderine di plastica trasparente in cui inserire il materiale relativo a ciascuna categoria e infilali in un raccoglitore ad anelli.
Una soluzione semplice ed efficace è quella di tenere un raccoglitore per ogni anno di riferimento.

Per tutti quei documenti che oggi arrivano via mail puoi adottare un sistema simile: salvali tutti in una cartella (folder) del computer da tenere a portata di mano.
Meglio ancora conservarli su un cloud, uno di quegli spazi di archiviazione virtuali molto utili perché accessibili da qualunque dispositivo e al riparo da eventuali danni a cui potrebbe essere soggetto un hard disk, con la perdita di tutto il suo contenuto.

Poiché spesso i nomi dei file di questi documenti sono abbastanza incomprensibili, perché magari costituiti da codici e numeri, può essere utile rinominarli, indicando con precisione il contenuto e la data. Ad esempio: FatturaLuce_febbraio2024.pdf.