Assemblea di condominio: convocazione e modalità di svolgimento

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Cos’è una assemblea di condominio?

L’assemblea di condominio è l’organo deliberante di una compagine condominiale, ossia la sede in cui vengono prese tutte le decisioni relative ai beni comuni.

Questi sono i suoi principali compiti:
• conferma dell’amministratore ed eventuale compenso
• approvazione del preventivo di spesa per l’anno e relativa ripartizione tra i condòmini
• approvazione del rendiconto annuale dell’amministratore e impiego del residuo attivo della gestione
• costituzione di un fondo speciale per interventi di manutenzione ordinaria e innovazioni di importo pari ai lavori.

Le decisioni prese dall’assemblea sono dette deliberazioni e vengono riassunte in un verbale.

In questo articolo analizzeremo le principali regole sulla convocazione dell’assemblea e le modalità di svolgimento. Per maggiori dettagli ti rinvio alla lettura degli articoli del codice civile dedicati o alla consulenza di un esperto in materia di amministrazione condominiale.

Convocazione di una assemblea di condominio

L’assemblea di condominio deve essere convocata in via ordinaria almeno una volta l’anno.
Nel caso in cui l’amministratore non adempia a questo obbligo per due anni consecutivi, si può ricorrere all’Amministrazione Giudiziaria per richiederne la revoca.

L’assemblea straordinaria può invece essere convocata a discrezione dell’amministratore ogni qual volta se ne presenti la necessità.

Se l’amministratore non provvede di sua iniziativa, la convocazione può essere richiesta da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio.
In quest’ultimo caso, se l’amministratore non provvede entro 10 giorni, possono procedere direttamente gli stessi condòmini ad autoconvocarla.

L’assemblea può essere convocata anche su iniziativa di ciascun condomino, sia in via ordinaria, sia in via straordinaria, qualora ricorra una delle seguenti circostanze:
• mancata convocazione da parte dell’amministratore
• assenza dell’amministratore.

Prima e seconda convocazione

Per poter procedere alla discussione l’assemblea deve essere formata da un numero minimo di partecipanti, il cosiddetto quorum costitutivo.

Il quorum deliberativo rappresenta invece la maggioranza richiesta affinché le deliberazioni siano valide e varia a seconda che l’assemblea sia convocata in prima o seconda convocazione e in base alle questioni discusse all’ordine del giorno.

In prima convocazione l’assemblea di condominio è considerata valida se si registra la presenza di un numero di condòmini che rappresentino i due terzi del valore dell’intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio.
In tal caso, le deliberazioni possono essere approvate con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.

Nel caso in cui non si verifichino tali condizioni, è possibile procedere a una seconda convocazione dell’assemblea, con lo stesso ordine del giorno, da tenersi in un giorno che non vada oltre il decimo successivo dalla prima convocazione.

In seconda convocazione, affinché la votazione sia valida, deve essere presente un numero di condòmini che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio.

Convocazione di una assemblea condominiale

La convocazione dell’assemblea deve avvenire mediante regole precise stabilite dal codice civile. In caso contrario, può essere ritenuta annullabile.

L’avviso di convocazione è un atto scritto contenente informazioni precise:
• luogo, data e ora in cui si terrà la riunione
• indicazione dell’ordine del giorno, ovvero delle questioni che dovranno essere discusse.
L’ordine del giorno può concludersi con l’indicazione varie ed eventuali, riguardante questioni marginali che potranno essere trattate.

L’invio può avvenire a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano e deve giungere almeno 5 giorni prima della data fissata. Questo termine si intende come quello in cui il condomino riceve la comunicazione e non come data di invio.

Nella comunicazione deve anche essere specificata la data di una eventuale seconda convocazione.

L’avviso va inviato ai seguenti soggetti:
• proprietari e comproprietari delle singole unità immobiliari
• inquilini, quando hanno diritto a partecipare
• usufruttuari.

Come si svolge una assemblea di condominio

Il primo atto da compiere in seno a una assemblea condominiale è la nomina di queste due figure:
• il presidente, che guida la discussione e cura la redazione del verbale
• il segretario, che ha il compito di redigere materialmente tale verbale.

Dopodichè bisogna verificare la sussistenza del numero minimo di condòmini previsto per la regolarità dell’assemblea, il quorum costitutivo di cui sopra.

Per verificare tale numero bisogna tener conto anche delle eventuali deleghe. La delega è il mandato conferito da uno dei condòmini a un altro per rappresentarlo in assemblea e votare al posto suo.
Va rilasciata per iscritto, per cui quella conferita verbalmente non ha valore legale.

Il delegato riceve dal delegante precise indicazioni di comportamento e di voto a cui dovrebbe attenersi, anche se, nel caso in cui non lo faccia, la sua votazione resta comunque valida.

La normativa stabilisce un numero massimo di deleghe che ciascun condomino può ricevere. Nei condomìni con più di 20 proprietari, infatti, questo numero non può essere superiore a un quinto dei condòmini che rappresentino un quinto dei millesimi del condominio.

Cosa succede però se al momento della verifica il numero minimo dei partecipanti all’assemblea è presente, ma poi qualcuno di questi si allontana durante il dibattimento e quindi tale numero viene meno?
La prassi è quella di considerare comunque valida la discussione e anche la votazione, perché il momento importante per condurre la verifica è appunto quello iniziale.

Dopo aver verificato il quorum costitutivo, si può quindi passare alla discussione delle questioni all’ordine del giorno e procedere alle relative decisioni che vengono messe ai voti e assumono quindi la forma di deliberazioni.

La deliberazione rappresenta la volontà dei condòmini per cui deve essere accettata anche da coloro che hanno votato in senso contrario o erano assenti, fermo restando però la possibilità di impugnarla se ricorrono i presupposti.

Ha diritto di voto ciascun proprietario anche se, in caso di comproprietà, il voto va considerato una sola volta per ciascuna unità immobiliare.

Nel caso in cui però la volontà di uno dei proprietari è in palese conflitto d’interesse con l’interesse del condominio, il suo voto non va conteggiato.

Il verbale di assemblea di condominio

Lo svolgimento dell’assemblea si conclude con la redazione del verbale, il documento che riassume tutti gli accadimenti di una assemblea di condominio, dalla verifica del numero dei presenti fino alle deliberazioni finali.

Il verbale deve essere redatto in maniera sintetica ma esaustiva perché si deve dare modo ai condòmini assenti di comprendere in maniera chiara tutto quanto accaduto, anche ai fini di una loro possibile impugnazione.

Il documento deve essere trascritto dall’amministratore in un apposito registro della cui tenuta è responsabile.